Skuteczność funkcjonowania systemu eksploatacji obiektów technicznych zależy w dużej mierze od dopływu odpowiednich informacji.

Menadżerowie przedsiębiorstw w oparciu o dostarczane informacje podejmują istotne decyzje, niekiedy strategiczne dla funkcjonowania przedsiębiorstw. Decyzje te jednak opierają się przeważnie na niepełnych bądź zniekształconych informacjach, a w szczególności informacjach dotyczących kosztów wytwarzania. Stąd też większość przedsiębiorstw taki stan stwierdza wówczas gdy wyraźnie obniża się ich poziom konkurencyjności i gdy gwałtownie zmniejszają się ich zyski.

Przyczyną tego jest między innymi niewłaściwie zorganizowany system informacyjny i zarządzanie nim. Koszty pracy bezpośredniej i materiałów, a więc najważniejsze wśród kosztów produkcji, z łatwością można powiązać z poszczególnymi produktami, natomiast bardzo trudno ustalić koszty pośrednie.

Obecnie w wielu nowoczesnych zakładach występują linie produkcyjne, gdzie praca bezpośrednia stanowi mały ułamek kosztów przedsiębiorstwa. Jednocześnie rosną koszty działalności pomocniczej a w niej koszty utrzymania ruchu.

W pracy [18] przedstawiono wyniki badań dotyczących analizy kosztów wydziałowych. Stwierdzono że: „jednym z istotnych składników, w którym należy poszukiwać rezerw kosztowych, są koszty wydziałowe”. Udział kosztów wydziałowych w całości kosztów wyniósł 20,8% (a przy produkcji odlewniczej nawet 50,2%). Analiza udziałów procentowych oraz wartości poszczególnych składników pozwoliła na sformułowanie wniosku, że jednym z dość istotnych elementów kosztów wydziałowych są wysokie koszty napraw a podejmowanie decyzji naprawczych powinno opierać się na wiarygodnych informacjach otrzymywanych z procesu eksploatacji maszyn i urządzeń. Stąd też konieczne jest utworzenie odpowiedniego systemu zbierania i przetwarzania danych eksploatacyjnych tych obiektów.

W pracy [4] jako główne przyczyny słabości rozwiązań eksploatacyjnych wskazano między innymi:

• – niemożność dostarczenia przez systemy informacyjne niezbędnych danych do oceny eksploatacji i kosztów z nią związanych,
• – brak niezbędnych wskaźników wydajności do oceny kierowania eksploatacją,
• – fakt, iż menedżerowie odpowiedzialni za eksploatację systemów technicznych nie są w stanie w sposób obiektywny ocenić działalności swojej i swoich podwładnych,

Kontrola czasu życia urządzeń, oczekiwanego oraz łącznego czasu ich życia, kosztów eksploatacji w zestawieniu z kosztami odtworzenia, zbieranie danych niezbędnych do realizacji zaplanowanej wymiany każdej części i realizacji planu wymiany stanowią podstawę do opracowania standardów i wskaźników dla potrzeb eksploatacji systemów technicznych.